各研究生培养单位及各位研究生同学：

为进一步规范我校研究生赴境外学习交流，确保研究生交流访学期间各项安全，根据学校研究生境外交流相关管理规定，现将重要事项提醒如下：

一、按要求完成学校出国（境）审批备案手续

所有参加国家、学校、培养单位以及个人联系项目的研究生在出国（境）前应按照规定，提前三周办理校内出国（境）审批备案手续，不得在未经学校许可的情况下擅自出行；入境后应及时办理入境报到手续。

新老研究生全部登陆新研究生信息管理系统（“山东大学研究生服务平台”链接：https://sduyjs.sdu.edu.cn）完成审批/备案手续，具体流程分以下两种情况：

1. 济南、青岛校区-出国及赴港澳：

（1）出国（境）：研究生登录新研究生信息管理系统（山东大学研究生服务平台），系统提示链接，直接进入国际事务部、港澳台事务办公室出境系统完成填报。

（2）归国/入境：研究生登录新研究生信息管理系统（山东大学研究生服务平台），填报实际出境、入境时间，上传总结和出入境日期证明照片后，点击链接进入国际部港澳台办入境系统完成报备。返校需要报账的研究生，需经国际部港澳台办系统中财务部审核通过后，方可完成校内报账手续。

2.一校三地赴台、威海校区出国及赴港澳：

（1）出国（境）：研究生向港澳台办、威海校区国际合作与交流处完成线下审批手续的同时，登录新研究生信息管理系统（山东大学研究生服务平台）填报信息并提交。

（2）归国/入境：研究生登录新研究生信息管理系统（山东大学研究生服务平台），填报实际出境、入境时间，上传总结和出入境日期证明照片后提交。

注：实际未出境的、出境日期变更超过一个月的、出境时长变更的，应及时报知培养单位，培养单位报知相关部门，入境研究生应及时报入境备案，以免影响助学金发放。有关长期交流研究生助学金发放相关事宜请见“研究生之家”网站-规章制度-助学金管理办法。

已毕业研究生不得再以联合培养博士研究生或联合培养硕士研究生身份在外交流。

赴外参加国际学术会议申请学校资助的研究生，还需在出境前提交资助申请，申请路径为“交流管理-出入境备案-赴境外参加国际学术会议申请学校资助”，研究生院将根据会议级别及具体参会情况进行差额评审。

二、做好出国（境）行前准备

持有效护照、签证等，妥善保管相关证件和文件，并留存复印件。出行前，将国（境）外的住址、电话、电邮、紧急联系方式等必要信息预留一份给国内亲友。及时全面了解在国（境）外安全形势，了解所在城市治安状况，避免前往不安全区域。为保障境外交流安全，应根据境外留学要求及自身情况，提前购买境外交流所在国的人身、疾病、意外伤害等保险。

三、遵守法律法规校规校纪，提高安全防范意识和自我保护能力

参加项目期间，学生须遵守中国以及所在国（地区）的法律法规，以及山东大学和交流学校/机构的规章制度。转往其他学校、其他地区或国家，延长交流期限，提前终止交流等，需提前三周向学校报备。

在外期间应尊重所在国宗教、民族、风俗习惯。尽量少携带现金，妥善保管好财物，谨防电信诈骗。结伴外出，不搭乘陌生人车辆，不轻易让陌生人搭车，不出入与交流学习和正常文化交流无关的场所。与亲友、辅导员、导师等保持联系，圆满完成交流期间的学习任务。

请查阅了解国家领事保护相关安全提醒，关注“领事直通车”微信公众号，熟记外交部全球领事保护与服务应急热线（12308领保热线）+86-10-12308，提高安全意识，做好在外自我保护，妥善应对突发状况，根据事情紧急程度及时向学校及驻外使领馆等相关机构取得帮助，切实保障留学安全。

四、附件

1. 交流管理模块操作手册（学生端）

2. 交流管理模块操作手册（导师、院系秘书端）

研究生院、党委研究生工作部

国际事务部（港澳台事务办公室）

2023年12月30日